Balanced Scorecard

1. Latar Belakang

Pada saat sekarang ini, dunia ekonomi sudah dirasakan makin mengglobal. Persaingan yang terjadi bukan antar perusahaan dalam satu negara saja melainkan juga antar negara. Persaingan juga meningkat bukan saja dari sisi jumlahnya tetapi juga intensitas persaingannya. Persaingan itu semakin dipertajam dengan berubahnya karakter lingkungan perusahaan. Lingkungan perusahaan yang dahulu hanya mengutamakan produksi dan mencari keuntungan. Sedangkan lingkungan perusahaan yang sekarang lebih mengutamakan kecepatan informasi dan penciptaan nilai bagi pelanggan atau customernya. Perusahaan sekarang juga lebih bersaing berdasarkan kompetensi dan proses.

Adanya perubahan atas lingkungan perusahaan tersebut memaksa perusahaan untuk mengubah pola pikir yang lama dan menyesuaikannya dengan keadaan serta kebutuhan saat ini. Perusahaan dituntut untuk mampu mengidentifikasi, mengelola, dan memperbaiki proses bisnis yang penting. Hal itu agar perusahaan memperoleh keunggulan kompetitif dan dapat bertahan di tengah persaingan ketat dunia usaha.

Seiring dengan berubahnya kondisi dan tuntutan terhadap perusahaan, maka pengukuran kinerja keberhasilan perusahaanpun ikut berubah. Pengukuran kinerja ini sangat penting bagi perusahaan untuk masa kini dan masa depan. Pengukuran kinerja ini merupakan usaha memetakan strategi ke dalam tindakan pencapaian target tertentu. Tidak hanya target akhir yang perlu diukur dan menjadi ukuran kinerja perusahaan, tetapi juga berkaitan dengan kompetensi dan proses yang telah dilaksanakan.

Pengukuran keberhasilan tidak lagi hanya bisa dilihat dari jumlah keuntungan yang diperoleh perusahaan. Pengukuran secara tradisional itu kurang dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengukur dan mengelola semua kompetensi perusahaan. Kinerja perusahaan tidak lagi dianggap baik jika hanya dilihat dari laporan keuangan yang dihasilkan. Ukuran – ukuran finansial saja tidak mampu mencerminkan kompleksitas dan nilai yang melekat dalam perusahaan dengan orientasi proses.

Oleh karena itu diperlukan sistem pengukuran baru yang menghubungkan ukuran – ukuran finansial dan non finansial. Ukuran – ukuran baru itu diharapkan akan bermanfaat karena lebih berfokus pada tindakan. Sistem pengukuran yang baru itu penting bagi inisiatif strategis. Salah satu sistem pengukuran kinerja strategis adalah Balanced Scorecard.

2. Permasalahan

Permasalahan yang diangkat dalam makalah ini adalah:

a. Apakah Balanced Scorecard itu?

b. Apakah kelebihan Balanced Scorecard dibandingkan alat ukur kinerja tradisional?

Apa sajakah perspektif yang dijadikan titik pusat dari Balanced Scorecard serta bagaimana cara pengukuran kinerjanya?

A. Balanced Scorecard

Balanced Scorecard pertama kali diperkenalkan oleh Robert S. Kaplan dan David P. Norton sebagai alat ukur kinerja perusahaan untuk lingkungan bisnis modern. Pada awalnya, Balanced Scorecard diciptakan untuk mengatasi problem kelemahan pengukuran kinerja manajemen yang terlalu berfokus pada keuangannya. Selanjutnya Balanced Scorecard mengalami perkembangan dalam implementasinya di perusahaan. Yaitu tidak hanya sebagai alat pengukuran namun meluas sebagai pendekatan dalam penyusunan rencana strategi dan menjadi inti dari sistem manajemen strategis.

Kaplan dan Norton (1996) menjelaskan bahwa Balanced Scorecard tetap mempertahankan ukuran finansial tradisional. Namun, Balanced Scorecard melengkapi seperangkat ukuran tersebut dengan ukuran pendorong (drivers) kinerja masa depan. Tujuan dan ukuran itu diterjemahkan dari visi dan strategi perusahaan yang ditinjau dari empat perspektif yaitu finansial, pelanggan, proses bisnis internal, serta pembelajaran dan pertumbuhan.

Mulyadi (2001:1) mendefinisikan Balanced Scorecard berdasarkan asal katanya yaitu balanced (seimbang) dan scorecard (kartu skor). Pengertian Balanced Scorecard menurut asal katanya adalah kartu yang digunakan untuk mencatat skor hasil kinerja seseorang. Kartu skor juga dapan digunakan untuk merencanakan skor yang hendak diwujudkan oleh personel masa depan. Melalui kartu skor, skor yang hendak diwujudkan personel di masa depan dibandingkan dengan hasil kinerja sesungguhnya. Hasil perbandingan ini digunakan untuk melakukan evaluasi atas kinerja personel yang bersangkutan. Kata berimbang dimaksudkan untuk menunjukkan bahwa kinerja personel diukur secara berimbang dari dua aspek: keuangan dan non keuangan, jangka pendek dan jangka panjang, intern dan ekstern.

Balanced Scorecard ini dipakai sebagai alat analisa untuk memberi informasi bagi pihak internal perusahaan. Dengan Balanced Scorecard ini data – data keuangan tetap dipakai tetapi didukung dengan investasi pada pelanggan, pemasok, karyawan, proses, dan teknologi informasi. Jadi informasi yang diberikan kepada pihak internal perusahaan bukan hanya untuk jangka pendek melainkan juga untuk jangka panjang perusahaan.

Ancella Hermawan (1996) mendefinisikan kata “balanced” sebagai penekanan atas penyeimbangan beberapa faktor pengukuran yaitu:

1. Keseimbangan antara pengukuran eksternal untuk pemegang saham dan pelanggan dengan pengukuran internal dari proses bisnis internal dan proses belajar dan pertumbuhan

2. Keseimbangan antara pengukuran hasil dari usaha masa lalu dengan pengukuran yang mendorong kinerja masa mendatang.

3. Keseimbangan antara unsur obyektivitas yaitu pengukuran berupa hasil kuantitatif yang diperoleh secara mudah, dengan unsur subyektivitas, yaitu pengukuran pemicu kinerja yang membutuhkan pertimbangan.

B. Keunggulan Balanced Scorecard

Balanced Scorecard ini memiliki banyak kelebihan dibandingkan dengan pengukuran kinerja tradisional. Ini sekaligus menjawab kebutuhan akan pengukuran kinerja yang baru.

Mulyadi (2001) menjelaskan beberapa keunggulan Balanced Scorecard yaitu komprehensif, koheren, seimbang dan terukur.

1. Komprehensif berarti bahwa Balanced Scorecard memperluas perspektif yang sebelumnya hanya terbatas pada keuangan saja. Perluasan itu kearah tiga perspektif yang lain yaitu: customer, proses bisnis intern, serta pembelajaran dan pertumbuhan. Perluasan itu menghasilkan manfaat sebagai berikut:

a. Menjanjikan kinerja keuangan yang berlipat ganda dan berjangka panjang

b. Memampukan perusahaan untuk memasuki lingkungan bisnis yang kompleks

2. Koheren berarti Balanced Scorecard mewajibkan personel untuk membangun hubungan sebab akibat diantara berbagai sasaran strategis yang dihasilkan dalam perencanaan strategis. Kekoherenan itu akan memotivasi personel untuk bertanggung jawab dalam mencari inisiatif strategis yang menghasilkan sasaran strategis yang bermanfaat untuk menghasilkan kinerja keuangan.

3. Seimbang berarti empat perspektif yang ada di dalam Balanced Scorecard mencerminkan keseimbangan antara pemusatan ke dalam (internal focus) dengan ke luar (external focus). Keseimbangan antara proses bisnis intern dan pertumbuhan dan pembelajaran sebagai internal focus dengan kepuasan customer dan kinerja keuangan sebagai external focus.

4. Terukur berarti sasaran strategis yang sulit diukur secara tradisional dalam Balanced Scorecard dilakukan pengukuran agar dapat dikelola dengan baik. Sasaran strategis yang sulit diukur adalah customer, proses bisnis intern serta pertumbuhan dan pembelajaran.

Mengenai kesesuaian dengan kondisi lingkungan bisnis saat ini, Balanced Scorecard juga menampakkan kelebihannya dibandingkan pengukuran kinerja tradisional. John Corrigan (1996) menjelaskan “ The Balanced Scorecard represents an opportunity for organizations to develop a measurement systems that enhances performance within the dynamics of today’s business environment”

Ancella Hermawan (1996) menyatakan bahwa dengan Balanced Scorecard suatu unit bisnis tidak hanya dinyatakan dalam suatu ukuran finansial, melainkan dijabarkan lebih lanjut ke dalam pengukuran bagaimana suatu unit usaha menciptakan nilai bagi pelanggan yang ada sekarang dan di masa yang akan datang, bagaimana unit usaha harus meningkatkan kemampuan internalnya serta berinvestasi pada manusia, system, dan prosedur yang dibutuhkan untuk memperoleh kinerja yang lebih baik di masa yang akan datang.

Sedangkan pengukuran kinerja secara tradisional membawa dampak yang ternyata juga akan membahayakan posisi kompetitif perusahaan di masa yang akan datang.

Pengukuran kinerja hanya didasarkan pada aspek keuangan semata, karena aspek ini bersifat kuantitatif dan karenanya menjadi mudah untuk diukur. Pengukuran kinerja tradisional dirasakan terlalu menekankan pada perngukuran laba murni tanpa melihat bagaimana pelanggan, karyawan, proses bisnis dan pengendalian di dalam operasi organisasi yang lainnya, walaupun sebenarnya aspek – aspek tersebut juga menjadi pemicu dalam pelaporan keuangan suatu perusahaan. Namun hanya diletakkan sebagai pendukung dan bukan pengukur yang utama.

Sementara itu Mulyadi (2001) menjelaskan bahwa pengukuran kinerja keuangan hanya mengandalkan informasi yang dihasilkan dari sistem akuntansi yang berjangka pendek (pada umumnya satu tahun). Hal itu menyebabkan eksekutif lebih berfokus pada kinerja jangka pendek dan mengabaikan faktor – faktor non keuangan untuk mewujudkan kinerja jangka panjang perusahaan.

Kaplan dan Norton (1996) menjelaskan beberapa kelemahan alat ukur kinerja tradisional, sebagai berikut:

1.Ukuran finansial tidak cukup untuk mengevaluasi perjalanan perusahaan di dalam lingkungan yang kompetitif.

2.Ukuran finansial menceritakan hanya sebagian, tidak semua tindakan masa lalu dan tidak mampu memberikan pedoman yang memadai bagi upaya penciptaan nilai finansial masa depan yang dilaksanakan saat ini dan masa yang akan datang.

3.Sistem tradisional kurang mendukung investasi jangka panjang dan hanya menekankan pada usaha pengembalian investasi jangka pendek yang tujuannya mempengaruhi harga saham saat ini.

4.Sistem tradisional lebih menyukai bentuk investasi yang mudah diukur dibandingkan investasi pada aktiva tidak berwujud seperti inovasi, kemampuan pekerja, dan kepuasan pelanggan yang lebih sulit diukur secara kuantitatif.

Dari beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa pengukuran kinerja tradisional hanya menekankan sisi keuangan saja, tanpa memperhatikan aspek non keuangan. Hal itu mengakibatkan keputusan jangka pendeklah yang menjadi perhatian manajemen. Sementara keputusan – keputusan yang berfungsi untuk dapat bertahan dalam jangka panjang, yaitu aspek non keuangan terabaikan.

C. Empat Perspektif dalam Balanced Scorecard

Empat perspektif yang menjadi fokus dalam Balanced Scorecard ini sebenarnya terbagi atas dua sub yaitu perspektif keuangan dan non-keuangan. Perspektif non keuangan ini dijabarkan lagi kedalam perspektif customer, proses bisnis intern, serta pertumbuhan dan pembelajaran.

1. Perspektif Keuangan/ Finansial

Tujuan finansial merupakan tujuan akhir dari sebuah perusahaan. Hal itu masih tetap dipertahankan oleh Balanced Scorecard. Tujuan finansial ini merupakan fokus tujuan dan ukuran ketiga perspektif yang lainnya. Dalam menentukan tujuan dan ukuran keuangan ini, perlu diidentifikasi dimana posisi perusahaan saat ini. Menurut Kaplan dan Norton (1996) posisi perusahaan ada tiga yaitu: growth (pertumbuhan), sustained (bertahan), dan harvest (penuaian). Masing – masing tahap memiliki tujuan keuangannya sendiri serta pengukuran yang menyertainya.

a. Tahap pertumbuhan.

Tahap ini merupakan tahap awal suatu siklus usaha. Dalam tahap ini perusahaan berusaha mengembangkan produk atau jasa yang dimilikinya. Perusahaan membutuhkan banyak sumber daya untuk mengembangkan bisnisnya. Perusahaan banyak melakukan investasi pada aktiva tetap, jaringan distribusi, pelanggan dan sebagainya. Tujuan keuangan pada tahap ini adalah tingkat pertumbuhan penjualan di berbagai pangsa pasar sasaran dan pertumbuhan pendapatan.

b. Tahap bertahan

Sebagian perusahaan berada pada posisi bertahan ini. Pada tahap ini perusahaan masih menarik secara investasi tetapi investor menuntut tingkat pengembalian yang tinggi. Perusahaan diharapkan dapat mempertahankan pangsa pasarnya. Pertumbuhan dari segi penjualan produk atau jasa mungkin kecil. Investasi yang dilakukan perusahaan lebih banyak ke arah penambahan kapasitas dan perbaikan berkelanjutan. Tujuan keuangan dalam tahap ini adalah profitabilitas. Tujuan yang seperti ini dinyatakan dalam ukuran yang terkait dengan laba akuntansi seperti laba operasi dan marjin kotor.

c. Tahap menuai

Pada tahap menuai ini, perusahaan sudah mencapai tingkat kematangan dalam siklus hidupnya. Perusahaan tidak lagi melakukan investasi secara signifikan dalam pengembangan dan pembangunan fasilitas baru. Investasi yang dilakukan adalah investasi dalam jangka pendek dan mempunyai kejelasan pengembalian modalnya. Tujuan utama dalam tahap ini adalah memaksimumkan arus kas balik ke perusahaan. Tujuan keuangan utamanya adalah arus kas operasi (sebelum depresiasi) dan penghematan berbagai kebutuhan modal kerja.

Pengukuran yang dipakai pada perspektif ini masih menggunakan berbagai ukuran keuangan seperti return on investment (ROI), residual income (RI), dan economic value added (EVA).

2. Perspektif Customer

Definisi customer menurut Mulyadi (2001:224) adalah “siapa saja yang menggunakan keluaran pekerjaan seseorang atau suatu tim.” Dalam hal ini, customer dapat bersifat intern maupun ekstern dari sudut organisasi. Customer tidak dapat disamakan dengan pelanggan. Pelanggan mempunyai pengertian sebagai pembeli berulang kali (repeat buyer). Sedangkan customer mencakup repeat buyer dan on time buyer.

Dalam perspektif customer ini, manajer perusahaan akan mengidentifikasikan segmen pasar dimana perusahaan akan beroperasi kemudian akan mengukur kinerja perusahaan berdasarkan segmen tersebut. Pengukuran yang biasa dilakukan adalah kepuasan konsumen, jumlah penambahan customer baru, profitabilitas customer, dan pangsa pasar pada segmen tersebut. Selain itu, pengukuran yang bisa dilakukan oleh perusahaan didasarkan pada nilai – nilai yang diinginkan pelanggan atas produk/jasa yang dihasilkan perusahaan. Misalnya, waktu produksi, kualitas, dan harga.

Kaplan dan Norton (1996) membagi pengukuran atas customer ini menjadi dua yaitu kelompok pengukuran customer utama dan pengukuran di luar kelompok utama.

Kelompok pengukuran utama customer ini terdiri dari:

a. Market Share

Menggambarkan proporsi bisnis yang dijual oleh sebuah unit bisnis di pasar tertentu.

b. Customer Retention

Mengukur suatu tingkatan dimana perusahaan dapat mempertahankan hubungannya dengan customer.

c. Customer Acquisition

Mengukur dalam bentuk relatif atau absolut, keberhasilan perusahaan menarik atau memenangkan customer atau bisnis baru.

d. Customer Satisfaction

Menilai tingkat kepuasan atas kinerja – kinerja tertentu dalam proporsi nilai.

e. Customer Profitability

Mengukur keuntungan bersih yang diperoleh dari customer atau segmen tertentu setelah menghitung berbagai pengeluaran yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan customer tersebut.

Kelompok pengukuran diluar nilai utama terdiri dari :

a. Atribut produk/jasa

Atribut produk/jasa ini meliputi fungsi, harga, dan mutu produk/ jasa.

b. Hubungan customer

Hubungan customer ini mencakup penyampaian produk/jasa kepada customer dan bagaimana perasaan customer setelah membeli produk/jasa dari perusahaan yang bersangkutan.

c. Citra dan reputasi

Citra dan reputasi ini menggambarkan faktor – faktor tak berwujud yang membuat customer tertarik pada suatu perusahaan.

3. Perspektif Proses Bisnis Intern

Menurut Kaplan dan Norton (1996) rantai nilai dari proses bisnis intern ini meliputi tiga proses bisnis utama yaitu inovasi, operasi, dan layanan purna jual.

a. Proses inovasi

Dalam proses inovasi ini, perusahaan meneliti kebutuhan customer yang masih tersembunyi. Lalu perusahaan menciptakan produk/jasa yang dibutuhkan tersebut. Aktivitas ini menentukan suksesnya perusahaan dalam jangka panjang. Pengukuran yang digunakan untuk proses inovasi ini antara lain: prosentase penjualan produk baru, jumlah produk baru dibandingkan dengan pesaing atau rencana, kemampuan proses manufaktur, waktu yang diperlukan untuk memperoleh generasi produk berikutnya, waktu siklus, perolehan, titik impas waktu (break even time)

b. Proses operasi

Proses operasi ini berawal dari penerimaan pesanan customer sampai dilakukannya pengiriman produk/jasa pada customer. Proses operasi ini mudah diukur karena sifat kejadiannya rutin. Pengukuran proses operasi dapat menggunakan pengukuran – pengukuran seperti waktu respons, kualitas, dan biaya ditambah dengan pengukuran fleksibilitas dan karakteristik spesifik dari produk/jasa yang menciptakan nilai untuk pelanggan.

c. Layanan purna jual

Layanan purna jual ini mencakup kegiatan garansi, aktivitas perbaikan, penanganan atas barang rusak dan dikembalikan, serta pemrosesan pembayaran. Pengukuran yang digunakan dalam layanan purna jual ini sama dengan pengukuran pada proses opeasi yaitu waktu, kualitas,dan biaya.

4. Perspektif Pertumbuhan dan Pembelajaran

Dalam rangka mencapai tujuan proses bisnis intern perusahaan harus memiliki personel yang memiliki kemampuan dan kecakapan tinggi. Kaplan dan Norton (1996) memiliki tiga kategori utama dalam perspektif ini yaitu: kapabilitas pekerja, kapabilitas sistem informasi, dan motivasi, pemberdayaan dan keselarasan.

a. Kapabilitas pekerja

Pengukuran kemampuan pekerja dilakukan dengan mengukur kepuasan pekerja, kesetiaan pekerja, dan produktivitas pekerja. Kepuasan pekerja merupakan penentu dari kedua pengukuran berikutnya. Pengukuran kepuasan pegawai dapat dilakukan dengan menggunakan angka indeks dengan skala tertentu. Sedangkan untuk kesetiaan pekerja dapat diukur lewat rasio perputaran pekerja, dan untuk produktivitas pekerja dapat menggunakan rasio pendapatan perusahaan per pekerja.

b. Kapabilitas sistem informasi

Informasi merupakan suatu sarana penunjang untuk meningkatkan kemampuan pekerja. Dengan adanya informasi, maka pekerja dapat mengetahui perkembangan di dalam dan di luar perusahaan. Pengukuran kapabilitas sistem informasi dapat dilakukan dengan mengukur seberapa besar informasi yang tersedia dibandingkan dengan kebutuhan yang diantisipasikan.

c. Motivasi, pemberdayaan, dan keselarasan

Pekerja membutuhkan motivasi yang dapat membuatnya bekerja lebih giat dan mencapai hasil – hasil yang lebih baik. Pengukuran terhadap motivasi ini dapat dilakukan melalui penghitungan jumlah usulan yang diberikan dengan yang diimplementasikan, jumlah perbaikan, keselarasan antara individu dengan organisasi, dan kinerja kelompok/tim.

KESIMPULAN

Perubahan lingkungan operasi perusahaan saat ini menuntut perusahaan untuk bertindak cepat dan tepat untuk dapat memenangkan persaingan. Oleh karena itu, perusahaan harus lebih berusaha untuk mencermati tindakan – tindakan yang telah, sedang, dan akan dilakukannya. Peranan pengukuran kinerja menjadi penting dalam perusahaan untuk menilai sejauh mana tindakan perusahaan telah membawa ke arah posisi kompetitif yang kuat di pasaran.

Pengukuran kinerja secara tradisional tidak lagi mencukupi sebagai indikator keberhasilan suatu perusahaan karena hanya menekankan pada aspek keuangan saja. Balanced Scorecard menawarkan suatu alternatif pengukuran baru yang lebih menekankan pada aspek – aspek keuangan dan non keuangan. Aspek non keuangan yang dimaksud adalah aspek customer, proses bisnis intern, serta pertumbuhan dan pembelajaran. Diharapkan dengan Balanced Scorecard ini, perusahaan dapat memperoleh keseimbangannya baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang.

DAFTAR PUSTAKA

Corrigan, John, “The Balanced Scorecard – The New Approach to Performance Measurement”, Australian Accountant, August 1995, pages 47 – 48

Hermawan, Ancella, “Balanced Scorecard sebagai Sarana Akuntansi Manajemen Strategik”, PPL – B Akuntansi Manajemen, September 1996, halaman 46 – 68

Kaplan, Robert S. dan Norton, David P., Balanced Scorecard – Menerapkan Strategi menjadi Aksi, Penerbit Erlangga, Jakarta, 2000

Mulyadi, Balanced Scorecard – Alat Manajemen Kontemporer untuk Pelipatganda Kinerja Keuangan Perusahaan, Salemba Empat, Jakarta, 2001

DATABASE

PERANCANGAN DATABASE

Merancang Database merupakan suatu hal yang sangat penting. Kesulitan utama dalam merancang database adalah bagaimana merancang sehingga database dapat memuaskan keperluan saat ini dan masa mendatang. Perancangan model konseptual perlu dilakukan di samping perancangan model phisik. Pada perancangan konseptual akan menunjukkan entity dan relasinya berdasarkan proses yang diinginkan oleh organisasi.

ENTITY : adalah orang, tempat,kejadian, atau konsep yang informasinya direkam.
Contoh entity Rumah sakit : pasien, dokter, obat, kamar
Entity Universitas : mahasiswa, KHS, dosen, matakuliah, pembayaran

ATRIBUTE: setiap entity mempunyai atribute atau debutan untuk mewakili statu entity.
Siswa dapat dilihat dari atributnya, misalnya no_struk,tgl_pembayaran,kode_brg. Atribute juga disebut data eleven, data field, data item.

DATA VALUE : isi data/nilai, yaitu data actual atau informasi yang disimpan pada tiap data atau atribute. Attribute nama no_struk menunjukkan tempat dimana informasi no_struk disimpan, sedang data value. Misal : 0001750007.

RECORD/TUPLE :
Kumpulan elemen –elemen yang saling berkaitan menginformasikan tentang entity secara lengkap. Satu record mewakili satu data atau informasi tentang suatu hal. Missal no_struk, tgl_pembelian,kode_brg, nama_brg, harga_sat, jml_brg, total_harga_no_kassa, kode_kasir, nama_kasir.
Satu record terdiri dari field-field yang saling berhubungan untuk menunjukkan field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan direkam satu record

FILE : kumpulan record-record sejenis yang mempunyai panjang elemen yang sama, atribute yang sama, namun berbeda beda data veluenya. Dalam satu file terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, merupakan satu kumpulan entity yang seragam

DATABASE : kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk satu bangunan data untuk menginformasikan satu perusahaan, instansi dalam batasan tertentu. Bila terdapat file yang tidak dapat dipadukan atau dihubungkan dengan file yang lainnya berarti file tersebut bukanlah kelomok dari satu database, ia akan dapat membentuk satu databse tersendiri.

KEGUNAAN DATABASE

Untuk mengatasi masalah :

1.REDUDANSI DATA : Penyimpanan di beberapa tempat untuk data yang sama ini disebut sebagai redudansi, yang mengakibatkan pemborosan ruang penyimpanan dan juga biaya untuk mengakses lebih tinggi.
2.INKONSISTENSI DATA : Penyimpanan data yang sama berulang-ulang, dibeberapa file dapat mengakibatkan tidak konsisten. Hal ini terjadi bila suatu ketika salah satu dari file yang mengandung data tersebut terlewat di update maka terjadilah tidak konsisten data
3.KESULITAN DLM PENGAKSESAN DATA: dgn DBMS lebih mudah digunakan
4.ISOLASI DATA UTK STANDARISASI. : jika data tersebar dalam beberapa file dalam bentuk format yang tidak sama, maka menyulitkan dalam menulis program aplikasi untuk mengambil dan menyimpan. Maka haruslah data dalam satu database dibuat satu format sehingga mudah program aplikasinya.
5.MULTIPLE USER : salah satu alasan mengapa database dibangun karena nentinya data dapat digunakan oleh banyak org dlm waktu yg berbeda, diakses oleh program sama tapi berbeda org dan waktu
6.SECURITY : user bisa diberikan hak akses yg berbeda dan dibatasi, sehingga data rahasia perusahaan lebih aman
7.INTEGRITAS : file-file saling berkaitan dengan adanya file kunci , sehingga kita bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan secara lengkap dan akurat

Pada perancangan model konseptual penekanan tinjauan dilakukan pada struktur data dan relasi antara file. Pendekatan yang dilakukan pada perancangan model konseptual adalah menggunakan model data relational. Terdapat dua buah teknik yaitu :
1.Teknik Entity Relationship
2.Teknik Normalisasi

Diagram Entity Relationship (Diagram E-R)
Diagram E-R digunakan untuk menggambarkan secara sistematis hubungan antar entity-entity yang ada dalam suatu sistem database menggunakan simbol-simbol sehingga lebih mudah dipahami. Simbol-simbol yang boleh digunakan adalah :

Persegi Panjang, berfungsi untuk menyatakan suatu entity.
Elips, berfungsi untuk menyatakan attribute, jika diberi garis bawah menandakan bahwa attribute tersebut merupakan attribute/field kunci.
Belah Ketupat, menyatakan jenis relasi.
Garis, penghubungan antara relasi dengan entity dan antara entity dengan attribute.

Dalam hubungan antar entity, juga harus ditentukan derajat relasi antar entity. Derajat relasi menunjukkan jumlah maksimum record suatu entity ber-relasi dengan record pada entity yang lainnya. Misalnya pada contoh sebelumnya, entity mahasiswa dapat berelasi dengan lebih dari satu record yang ada pada entitas matakuliah sebaliknya satu record pada entity matakuliah hanya boleh ber-relasi dengan satu mahasiswa yang sama pada entity mahasiswa, begitu juga satu record pada entity matakuliah berhubungan paling banyak satu record juga pada entity dosen, dan seterusnya.

Relasi Satu ke Satu (One to One)
Artinya satu record pada entity A ber-relasi paling banyak satu record juga pada entity B, begitu juga sebaliknya, satu record pada entity B, ber-relasi paling banyak satu record juga dengan entity A.
Dalam diagram E-R, relasi ini disimbolkan dengan angka 1.
• Contoh : Dalam proses belajar mengajar secara privat misalnya, seorang (satu) tutor hanya mengajar satu siswa, begitu juga sebaliknya, satu siswa hanya diajar oleh satu tutor.

Relasi Satu ke Banyak (One to Many)
Artinya satu record pada entity A ber-relasi dengan beberapa record pada entity B, tapi tidak sebaliknya, setiap record pada entity B ber-relasi paling banyak satu record dengan entity A. Dalam diagram E-R, relasi ini disimbolkan dengan angka 1 untuk menyatakan satu dan huruf M atau N untuk menyatakan banyak.
• Contoh : Dalam proses belajar mengajar di sekolah dasar misalnya, satu orang guru mengajar beberapa (banyak) murid, tetapi satu kelas (beberapa murid) hanya di ajar oleh satu guru.

Relasi Banyak ke Satu (Many to One)
Ini adalah kebalikan dari relasi satu ke banyak, dimana setiap record pada entity A hanya dapat ber-relasi paling banyak 1 record pada entity B, tapi tidak sebaliknya, satu record pada entity B dapat ber-relasi dengan beberapa record pada entity A.. Dalam diagram E-R, relasi ini disimbolkan dengan angka 1 untuk menyatakan satu dan huruf M atau N untuk menyatakan banyak..
• Contoh : Dalam dunia akademik misalnya, beberapa (banyak) mahasiswa hanya mempunyai satu pilihan jurusan, sebaliknya satu jurusan dapat dipilih oleh beberapa (banyak) mahasiswa

Relasi Banyak ke Banyak (Many to Many)
Artinya beberapa record pada entity A dapat ber-relasi dengan beberapa record juga pada entity B, begitu juga sebaliknya, beberapa record pada entity B dapat ber-relasi dengan beberapa record juga pada entity A.. Dalam diagram E-R, relasi ini disimbolkan dengan huruf M atau N untuk menyatakan banyak..
• Contoh : Dalam hubungan antara mahasiswa dengan dosen pada perguruan tinggi, yaitu seorang seorang dosen mengajar banyak mahasiswa, sebaliknya seorang mahasiswa dapat diajar oleh beberapa dosen, sehingga terjadi hubungan banyak ke banyak.

Tahapan Membuat Diagram E-R.
Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh entity yang terlibat dalam sistem database tersebut.
Menentukan attribute-attribute atau field dari masing-masing entity beserta kunci (key)-nya.
Mengidentifkasi dan menetapkan seluruh himpunan relasi diantara himpunan-himpunan entity yang ada beserta kunci tamu (foreign key)-nya.
Menentukan derajat relasi untuk setiap himpunan relasi.

NORMALISASI

Adalah proses pengelompokkan data elemen menjadi table – table yang menunjukkan entity dan relasinya
Pada proses normalisasi selalu dilakukan pengujian database pada beberapa kondisi, antara lain :
a.menambah/insert
b.menghapus/delete
c.mengubah/update
d.membaca/retrieve
Bila ada kesulitan pada pengujian tersebut maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa tabel lagi atau dengan kata lain perancangan belumlah menghasilkan database yang optimal
Beberapa konsep yang harus diketahui lebih dahulu yang berhubungan dengan normalisasi , yaitu :
i.field/atribute kunci
ii.kebergantungan fungsi (functional dependency)

field/atribute kunci
Berupa satu field atau satu set field yg dapat mewakili record.
Misal : kode_barang merupakan kunci dari table barang, setiap pencarian cukup dengan menyebut kode_barang tersebut maka dapat diketahui, nama_barang, harga_barang bahkan jumlah_barang ataupun satuan_barang.
Jadi key adalah satu atau gabungan dari beberapa atribut yang dapat membedakan semua baris data dalam tabel secara unik. Macam-macamnya:
Candidate Key/ kunci calon : satu atribute atau satu set minimal atribut yang mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik dari entity. Jika satu kunci kandidat berisi lebih dari satu atribute disebut kunci gabungan/composite key.
Contoh :
kode_barang
nama_barang
harga
kode_barang,nama_barang (kunci gabungan)
Primary Key/kunci primer
Yaitu satu atribut atau satu set minimal atribute yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesific, tapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity. Setiap kunci kandidat punya peluang menjadi primary key, tetapi sebaiknya dipilih satu saja yang dapat mewakili secara menyeluruh terhadap entity yang ada. Contoh : kode_barang
Alternate Key/kunci alternatif
Yaitu kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key. Tapi dipakai sebagai kunci pengurutan, maksudnya setelah kode_barang kemudian nama_barang dan diikuti satuan (kg,liter,bungkus,buah,dll), harga, jumlah_stok
Foreign Key/kunci tamu
Yaitu satu atribute yang melengkapi satu relationship yang menunjukkan ke induknya. Kunci tamu ditempatkan pad entity anak dan sama dengan kunci primary induk direlasikan.

Perancangan Database

Perancangan Database

Perancangan Database
Pokok pemikiran dalam merancang database adalah bagaimana merancang database sehingga dapat memenuhi kebutuhan saat ini dan kemudahannya untuk dikembangkan dimasa yang akan datang. Perancangan model konseptual perlu dilakukan disamping perancangan secara phisik.
Pada perancangan konseptual, digunakan beberapa konsep pendekatan relasional namun tidak berarti konsep ini harus diimplementasikan ke model relasional saja tetapi juga apat dengan model Hirarchi dan model Network.
Tugas merancang database adalah bagian dari tugas database administrator . Model konseptual mengkombinasikan beberapa cara untuk memproses data dan untuk beberapa aplikasi. Model konseptual tidak tergantung aplikasi tertentu dan tidak tergantung DBMS, Hadware yang digunakan.
Pada perancangan model konseptual tinjauan dilakukan pada struktur data dan relasi antar file menggunakan model dan relasional.
Terdapat dua teknik dalam merancang database yaitu :
• Teknik Normalisasi
• Teknik Entity Relationship
Teknik Normalisasi
Teknik normalisasi banyak digunakan terutama pemula karena mudah dipahami dan diaplikasikan.
Dasar-dasar normalisasi
• Normal form (bentuk normal) adalah suatu klas dari skema database relasi yang didefinisikan untuk memenuhi tujuan dari tingginya integritas dan maintainability
• Kreasi dari suatu bentuk normal disebut normalisasi
• Normalisasi dicapai dengan penganalisaan ketergantungan diantara setiap individu attribut yang diassosiasikan dengan relasinya

First normal form
• Suatu relasi ada dalam kondisi First Normal Form (1NF) jika dan hanya jika semua domain yang tercakup terdiri hanya atomic value, misalnya tidak ada pengulangan group (domain-domain) dalam suatu tuple
• Keuntungan dari 1NF dibanding Unnormalized relation (UNRs) adalah pada bentuk penyederhanaan representasi dan kemudahan dalam pengembangan menggunakan suatu query language
• Kekuranannnya adalah kebutuhan terhadap duplikasi data
• Sebagian besar sistem relasi (tidak semua) membutuhkan suatu relasi dalam bentuk 1NF
Second Normal Form
• Suatu superkey adalah suatu himpunan dari satu atau lebih attribute, yang mana, dimana diambil secara khusus yang memmungkinkan kita untuk mengidentifikasikan secara unik satu entitas atau relasi
• Suatu Candidate key adalah suatu subset dari attribut-attribut pada superkey yang juga merupakan superkey dan tidak reducible ke superkey yang lain
• Suatu primary key dipilih dari himpunan candidate key untuk digunakan pada suatu index untuk relasi yang bersangkutan
• Kepemilikan dari satu atau beberapa attribute yang dapat didefinisikan secara unik dari nilai satu atau beberapa attribute disebut functional dependency
• Diberikan suatu relasi (R), suatu himpunan (B) adalah functionally dependent pada himpunan attribut yang lain(A) jika, pada satu waktu tertentu, setiap nilai A diassosiasikan dengan satu nilai B, bentuk ini adalah suatu FD yang dinotasikan dengan A → B
• contohR : {paper-id, inst-name, isnt-addr, editor-id, publ-id, auth-id, auth-name,auth-addr}Fds : paper-id, auth-id → auth-namepaper-id,auth-id → auth-addrpaper-id, auth-id → inst-namepaper-id, auth-id → inst-addrauth-id → auth-nameauth-id → auth-addrinst-name → inst-addrpaper-id → editor-idpaper-id → publ-idbentuk sederhanapaper-id, auth-id → auth-name, auth-addr, inst-name, inst-addrauth-id → auth-name, auth-addrinst-name → inst-addr
paper-id → pub-id, editor-id
• Suatu relasi adalah dalam posisi second normal form (2NF) jika dan hanya jika relasi tersebut juga dalam 1NF dan setiap nonkey attribute tergantung penuh pada primary key-nya
• 2NF membutuhkan bahwa FD apapun didalam relasi harus berisi semua komponen dari primary key sebagai determinant, baik secara langsung atau transitif
• contoh, primary key adalah paper_id, auth_id. Bagaimanapun, terdapat Fds yang lain (auth_Id → auth-name, auth-addr, and paper-id → pub-id, editor-id) yang berisi satu komponen dari primary key, tetapi tidak keduaduanya.
• Mengapa harus 2NF, pertimbangkan keuntungan dari 1NF pada R. paper, pub-id dan editor-id dibuat duplikat. Untuk setiap author dari paper. Jika editor dari publikasi untuk suatu paper berubah, beberapa tuple harus pula di-update. Akhirnya, jika satu paper di ambil, semua tupple yang diassosiasikan harus dihapus. Bentuk ini akan memberikan efek samping pada penghapusan informasi yang mengassosiasikan suatu auth-id dengan auth-name dan auth-addr.
• Suatu cara yang dapat dilakukan untuk hal tersebut adalah dengan mentransformasikan relasi kedalam dua atau beberapa relasi 2NF
contohR1 : paper-id, auth-id → inst-name, inst-addrR2 : auth-id → auth-name, auth-addrR3 : paper-id → pub-id, editor-id
Third Normal Form
• Pada R1, inst_addr pasti diduplikat untuk setiap kombinasi paper_author yang mejelaskan satu inst_name. Juga, jika kita menghapus satu paper dari database, kita harus memberikan efek samping penghapusan assosiasi antara inst_name dan inst_addr.
• Suatu relasi dalam Third Normal Form (3NF) jika dan hanya jika relasi tersebut dalam 2NF dan setiap non key attribute adalah nontransitive dependent pada primary key
Contoh :R11 : paper-id, auth-id → inst-nameR12 : inst_name → inst_addrR2 : auth-id → auth-name, auth-addrR3 : paper-id → pub-id, editor-id
Boyce-Codd Normal Form
• Suatu Trivial FD adalah suatu bentuk YZ → Z
• Suatu relasi R dalam kondisi Boyce-Codd Normal Form (BCNF) jika untuk semua nontrivial FD X → A, X adalah superkey
• BCNF adalah suatu bentuk yang lebih kuat dari normalisasi ke tiga. 3NF equivalent dengan perkataan bahwauntuk setiap nontrivial FD X → A, dimana X dan A merupakan simple atau composite attribut, satu dari duakondisi harus dipenuhi.X adalah superkey, atauA adalah prime attribute
• BCNF mengelimisasi kondisi kedua dari 3NF
Penerapan Bentuk Normalisasi
Proses perancangan database menggunakan metode normalisasi dapat dimulai dari dokumen dasar yang pakai dalam sistem.
• Menuliskan semua data yang akan direkam, bagian yang double tidak perlu dituliskan. Terlihat record record yang tidak lengkap, sulit untuk membayangkan bagaimana bentuk record yang harus dibentuk untuk merekam data tersebut.
• Bentuklah menjadi bentuk normal kesatu dengan memisah misahkan data pada field field yang tepat dan benilai atomic, juga seluruh record harus lengkap adanya. Bentuk file adalah flat file.
Dengan bentuk normal kesatu ini telah dapat dibuat satu file dengan 11 field yaitu nomor factur, kode supplier, nama supplier, kode barang, nama barang, tanggal, jatuh tempo, quantitas, harga, jumlah, total satu factur.
Teknik Entity Relationship ( ER )
Konsep Entity Relationship (Cardinality)
a. One to One Relationship
Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah satu berbanding satu.
Contoh :
• pada pengajaran private satu guru satu siswa
• “seorang guru mengajar seorang siswa, seorang siswa diajar oleh seorang guru”
Gambar :

b. One to Many atau Many to One Relationship
Hubungan antara file pertama dan file kedua adalah satu berbanding banyak atau banyak berbanding satu.
Contoh :
• Dalam suatu perusahan satu bagian mempekerjakan banyak pegawai.
• “Satu bagian mempekerjakan banyak pegawai, satu pegawai kerja dalam satu bagian”

c. Many to Many Relationship
Hubungan file pertama dan file kedua adalah banyak berbanding banyak.
Contoh :
• Dalam universitas seorang mahasiswa dapat mengambil banyak matakuliah
• “Satu mahasiswa mengambil banyak matakulih dan satu matakuliah diambil banyak mahasiswa.”

LANGKAH-LANGKAH PERANCANGAN TEKNIK ER
Sumber awal data teknik perencanaan database dengan ER adalah data dictionary (kumpulan data).
Langkah-langkah perancangan ER :
1. Memilih kelompok atribut yang sama untuk dijadikan sebuah entitas dan menentukan primary key dengan syarat unik dan mewakili entitas
2. Menggambarkan Cardinality dari ER diagram berdasarkan analisa relasi yang didapat. Relasi yang terjadi dapat One to One, One to Many dan Many to Many relationship
3. Membentuk SKEMA DATABASE atau LRS (Logical Record Structure) berdasarkan ER diagram
• Bila relasi One to One maka foreign key diletakkan pada salah satu dari 2 entitas yang ada atau menyatukan ke dua entitas tersebut.
• Bila relasi One to Many maka foreign key diletakkan di entitas yang Many
• Bila relasi many to many maka dibuat “file konektor” yang berisi 2 foreign key yang berasal dari kedua entitas
Membentuk tabel-tabel berdasarkan primary key yang terpilih dengan syarat sudah mencapai aturan normalisasi sekurang-kurangnya 3NF dari Skema DB/LRS yang ada :
PENERAPAN TEKNIK E – R
Buatlah perancangan database dengan teknik ER untuk data dictionary berikut ini :
• No. Anggota
• Nama Anggota
• Tgl. Lahir
• Alamat
• Tgl. Masuk
• Kode Buku
• Judul
• Pengarang
• Penerbit
• Tahun Terbit
• Tgl.Pinjam
• Tgl. Kembali
LANGKAH 1
• Memilih kelompok atribut yang sama untuk dijadikan beberapa entitas dan menentukan primary key dengan syarat unik dan mewakili entitas
• Dari data dictionary diatas dapat ditentukan 2 entitas yaitu :
Ø Entitas Anggota (Primary key: No. Anggota)
Ø Entitas Buku (Primary Key: Kode Buku)
Anggota
• No. Anggota
• Nama Anggota
• Tgl. Lahir
• Alamat
• Tgl. Masuk
Buku
• Kode Buku
• Judul
• Pengarang
• Penerbit
• Tahun Terbit
• Atribut Tgl. Pinjam dan Tgl. Kembali tidak dimasukkan dulu kedalam salah satu entitas.
LANGKAH 2
• Menggambarkan Cardinality dari ER diagram berdasarkan analisa relasi yang didapat. Relasi yang terjadi dapat One to One, One to Many dan Many to Many relationship
• Misalnya relasi yang terjadi :
“Seorang anggota dapat meminjam banyak buku dan satu buku dapat dipinjamkan oleh banyak anggota”
Gambar ER Diagram:

LANGKAH 3
• Membentuk Skema DB atau LRS berdasarkan ER diagram
• Bila relasi One to One maka foreign key diletakkan pada salah satu dari 2 entitas yang ada atau menyatukan ke dua entitas tersebut.
• Bila relasi One to Many maka foreign key diletakkan di entitas yang Many
• Bila relasi many to many maka dibuat “file konektor” yang berisi 2 foreign key yang berasal dari kedua entitas
• LRS yang berbentuk :

LANGKAH 4
• Membentuk tabel-tabel berdasarkan primary key yang terpilih dengan syarat sudah mencapai aturan normalisasi sekurang-kurangnya 3NF dari Skema DB/LRS yang ada :
• Karena relasi yang terjadi many to many maka dibuat file konektor.

Referensi:
http://zulidamel.wordpress.com/2007/09/24/perancangan-database/
Sumber :
http://af-kuliahku.blogspot.com/2008/02/perancangan-database-firmansyah0606022.html